L'Égoïste · Système d'information · Document de travail
Flux illustré, alertes, missions & plan d'action
De la création d'un produit jusqu'à la vente en ligne : le parcours réel, illustré, avec ses points d'alerte et ses propositions — enrichi des missions de la responsable site web et d'une proposition d'intranet.
Accompagnement & conception du système d'information : Ary — Karen & Éric.
A.Le flux, étape par étape
Chaque maillon ajoute une couche d'information. Aujourd'hui, une grande partie est saisie à la main et repose sur quelques personnes clés. Les illustrations proviennent de la journée passée à l'atelier de Lisbonne.
Création
Le point de départ : Stéphane dessine le modèle (sur sa tablette ou dans le carnet) — dessin, tissu chiné ou repéré, couleur, inspiration. Chaque page deviendra une fiche produit.
🔴 Alertes
- Information de création dans un format libre (dessins, images), non structuré et difficilement exploitable en aval.
- Le lien dessin → fiche produit repose sur une reprise manuelle.
💡 Proposition
- Ne rien changer à la liberté de création — définir un point de sortie standard (numéro de page = clé unique reliée à la fiche produit).
- À terme : reconnaissance du dessin / de la photo à plat pour pré-remplir la fiche technique.
Vente, marge & quantités
Fichier de saison (« winter ») : prix de vente, marge, prix de façon, tissu, stock et ventes passées → prévision de quantités (ex. « forecast » 100 pièces) et priorité de production (best-sellers en tête, ex. le Marius).
🔴 Alertes
- Saisie 100 % manuelle ; risque d'erreur et de double saisie avec la fiche produit de Lise.
- Donnée stratégique (marges, ventes) isolée dans un fichier personnel.
💡 Proposition
- Relier ce fichier à la base produit (une seule source pour prix / marge / tissu) pour supprimer la ressaisie.
Fiche technique usine
Complète la partie fabrication : composition, accessoires, boutons, doublure, entoilage, montage. Étape « obligatoire » qui rend la pièce fabricable.
🔴 Alertes
- Une partie de l'information (composition, accessoires) n'existe que chez Nadège → dépendance à une personne.
- Cette étape n'est pas toujours formalisée comme un passage obligé traçable.
💡 Proposition
- Formaliser une étape obligatoire « complétion Nadège » avant lancement en production.
- Une fiche technique partagée (et non un savoir tacite) qui alimente la fiche produit et le site.
Fiche produit structurée
Chaque page du book devient une fiche : nom, couleur retenue, famille / sous-famille, coûts (tissu par fournisseur, doublure, entoilage, boutons), marge calculée. Base exploitée en tableaux croisés dynamiques.
🔴 Alertes
- Base « très fragile » : formules reliées à la main, un onglet cassé peut tout fausser ; pas de verrouillage de cellules ; limite de volume Excel.
- Pas de sauvegarde systématique ; accès concentré sur 1–2 personnes ; pas de vrai outil métier.
💡 Proposition
- Court terme : verrouiller les cellules, sauvegardes hebdomadaires, droits d'écriture cadrés.
- Cible : un outil métier « fiche produit » (base de données) — saisie une fois, réutilisable d'une saison à l'autre.
Production
Interne (usine de Lisbonne) ou externe (chaussures près de Florence, sacs…). Suivi ClickUp : bon de commande, budget, confirmation, sample, livraison, paiement.
🔴 Alertes
- La production externe n'a pas de fiche produit standardisée ; suivie « en système D ».
- Suivi des tissus / accessoires géré dans des fichiers séparés.
💡 Proposition
- Étendre la fiche produit standard à la production externe.
- Unifier le suivi tissus + accessoires + externe dans une seule vue (ClickUp déjà bien amorcé).
Réception & référencement
À réception, Bruno crée la référence dans FastMag (le logiciel de caisse / stock) avec toutes les tailles, et saisit les informations disponibles. C'est le point d'entrée du produit dans le circuit commercial.
🔴 Alertes
- Champs souvent incomplets à ce stade (matière, style non renseignés).
- Capacités d'export FastMag mal connues → donnée difficile à récupérer proprement.
💡 Proposition
- Définir une consigne de création complète (matière, style, saison…) + listes de valeurs.
- Tester l'export sur un produit entièrement renseigné pour cartographier tous les champs (voir focus FastMag §B).
Passerelle FastMag → PrestaShop
À chaque nouvelle saison, Sarah met à jour la « lettre des saisons » dans le module FastMag, puis importe les nouvelles références depuis le logiciel de caisse (lien de synchronisation wic_fastmag/sync). La référence arrive côté site avec le peu d'informations disponibles.
🔴 Alertes
- Connecteur ancien, non maintenu, « branlant » — point de rupture majeur entre caisse et site ; c'est ici que se logent « les trous ».
- Import déclenché à la main (« cliquer sur le lien ») ; passerelle « page seule » instable.
💡 Proposition
- Mettre en place / fiabiliser un nouveau connecteur (déjà identifié comme prioritaire).
- Supprimer l'étape manuelle par une synchronisation fiable et complète des champs.
Mise en ligne & contenu
Fiche web complétée à la main (description, photos, attributs, catégories, balises SEO), homepage, menu, pages statiques, blog, relance des paniers abandonnés ; newsletters. Détail complet des missions de Sarah au §C.
🔴 Alertes
- Pas de référentiel de couleurs (noms libres → invisibles en recherche) ; mots-clés non homogènes (« chèche » vs « bandana / carré de soie »).
- SEO technique incomplet : images non nommées, balises à compléter, titres trop courts pour l'IA.
- Cloudflare peut bloquer les robots IA ; mise en forme chronophage.
💡 Proposition
- Référentiel couleurs + familles + mots-clés ; automatiser nommage d'images, balises SEO, détourage photo.
- Ouvrir Cloudflare aux robots IA ; chaîne d'automatisation newsletter.
Vente, distribution & réassort
Lignes croisées de tailles entre boutiques proches, réassort hebdomadaire (lundi), transferts inter-magasins, e-commerce expédié de Lisbonne ou boutique, livraison client < 24 h.
🔴 Alertes
- Inventaire en « système D » : douchettes obsolètes, ré-import manuel de fichiers ; écarts importants (~300 sur deux boutiques).
- Vente « en négatif » possible ; base client peu centralisée.
💡 Proposition
- Renouveler le matériel de scan ; bloquer la vente en négatif (mise en attente).
- Centraliser la base client (source unique) ; espace client & newsletter visibles.
Acquisition, IA & performance
Newsletters, réseaux sociaux, Google Ads (SEA), SEO/GEO, Google My Business, puis analyse (Matomo, Search Console, Merchant Center) et suivi du CA. Objectif : rendre le site visible de l'IA et nourrir l'avatar « Pierre ». Détail au §C.
🔴 Alertes
- Site aujourd'hui peu trouvé par l'IA (1 fois sur 2, la marque n'est pas citée sur ChatGPT) ; plutôt fidélisation qu'acquisition.
💡 Proposition
- Site « efficient pour l'IA », référencement IA (ChatGPT / Google IA, ads), avatar « Pierre » nourri de looks & scénarios.
B.Focus : FastMag, le logiciel de caisse
FastMag est le cœur commercial : caisse, stock, création des références. C'est le point de bascule vers le site — et l'endroit précis où « il y a des trous ». Ci-dessous, ce que l'on sait déjà du process ; le détail image par image reste à documenter à partir de la vidéo.
Le process observé
| Étape | Ce qui se passe |
|---|---|
| Création d'une référence | Bruno crée le produit dans FastMag ; toutes les tailles sont générées. Champs : saison, famille, sous-famille, fournisseur, marque, modèle, prix… (matière souvent vide). |
| Lettre des saisons | À chaque nouvelle saison, Sarah met à jour la « lettre des saisons » avant d'importer les nouvelles références. |
| Import vers le site | Sarah déclenche la synchronisation (lien wic_fastmag/sync) : la référence remonte dans PrestaShop avec le peu d'infos présentes. |
| Complétion web | Sarah complète à la main matière, couleur, mesures, SEO, photos (car non transmis par la passerelle). |
| Caisse, stock, inventaire | Ventes, réassort, inventaire (douchettes) — export limité, vente en négatif possible. |
🔴 Là où sont « les trous »
- La passerelle ne transporte qu'une partie des champs → tout le reste est ressaisi à la main côté site.
- Champs FastMag incomplets à la création (matière, style) ; export mal maîtrisé ; connecteur non maintenu.
À faire — documenter FastMag pas à pas
La vidéo (7 min) montrant la création d'une référence dans FastMag n'a pas pu être transcrite automatiquement ici (accès réseau restreint). To-do : transcrire la vidéo et en tirer une fiche « process FastMag » écran par écran (création, champs obligatoires, lettre des saisons, import), à ranger dans l'intranet (§E). En attendant, ce §B en donne déjà la trame.
C.Les missions de la responsable site web (Sarah)
Reprise intégrale de la liste des missions, replacées dans le système d'information : pour chacune, l'outil et l'endroit, le potentiel d'automatisation, et un statut / to-do quand ce n'est pas encore placé.
Contexte — départ de Sarah & proposition de reprise
Sarah, responsable du site web, a démissionné. Proposition (non actée) : Ary reprend temporairement ses missions — sur une période de 6 mois à 1 an — le temps que la donnée soit assainie, le site fiabilisé et les automatisations en place. Cette reprise transitoire sécurise la continuité (catalogue, e-commerce, acquisition, performance) tout en préparant une organisation cible plus légère. Les missions ci-dessous constituent le périmètre concerné ; le tableau §G précise ce qui resterait interne et ce qu'Ary porterait temporairement.
Service client
| Mission | Outil & endroit | Automatisation | Statut / to-do |
|---|---|---|---|
| Mails entrants (info, retours, réclamations) | Boîte mail → ClickUp | Partiel | Placé. Gabarits de réponse + tri à ajouter |
| Dossiers de retours + coordination boutiques | ClickUp (statuts créés) | Partiel | Placé ✓ |
| Remboursements réels | PayPal / Stripe | Manuel | Placé. Rapprochement auto possible |
| Réclamations expéditions | Chronopost + ClickUp | Manuel | Placé ✓ |
| Bons cadeaux sur commande | PrestaShop + FastMag + visuel | Partiel | Placé. Génération du visuel à automatiser |
| Prise de commande téléphone | PrestaShop / FastMag | Manuel | Placé ✓ |
Gestion e-commerce & catalogue — l'outil : PrestaShop (back-office)
| Mission | Outil & endroit | Automatisation | Statut / to-do |
|---|---|---|---|
| Fiches produit (créer / mettre à jour : description, photos, attributs, catégories, balises SEO) | PrestaShop | Automatisable | Cœur du sujet. Dépend de la fiche amont → générateur de fiche (Ary) |
| Homepage, menu principal, pages statiques | PrestaShop | Manuel | Placé ✓ |
| Ordre d'affichage produits (catégorie / saison) | PrestaShop | Partiel | Placé. Règles saisonnières à outiller |
| Relance paniers abandonnés (2×/sem) | Module « Chariot abandonné » (Presta) | Automatisable | Placé. À passer en automatique |
| Articles de blog | PrestaShop | Manuel | Placé ✓ |
| Bugs techniques | Ticket → Agence Web Stratégie | Manuel | Placé (prestataire technique du site) |
| Lettre des saisons + import des références | Module FastMag → PrestaShop (lien sync) | Automatisable | Passerelle fragile → nouveau connecteur (§A-7) |
Graphisme
| Mission | Outil & endroit | Automatisation | Statut / to-do |
|---|---|---|---|
| Prise de photo produits « en flat » | Studio / appareil | Manuel | Reste humain |
| Traitement photo (détourage, correction chromatique, retouche, optimisation) | Logiciel photo | Automatisable | Automate de détourage + filtre calibré (Ary) |
| Redimensionnement / compression web | Script | Automatisable | Petit automate « dépose → sortie web » |
| Formats animés (GIF) | Logiciel | Manuel | Reste créatif |
Acquisition
| Mission | Outil & endroit | Automatisation | Statut / to-do |
|---|---|---|---|
| Calendrier des newsletters | Outil de planification | Partiel | Outil de planning à définir |
| Newsletters hebdo (base client : module Newsletter + liste Presta + liste FastMag) | Mailjet + PrestaShop + FastMag | Automatisable | Base client sur 3 sources → source unique + chaîne d'envoi |
| Réseaux sociaux (Instagram, Pinterest) | Insta / Pinterest | Manuel | Hors périmètre Ary → profil community manager |
| SEA — Google Ads | Google Ads | Partiel | Ary peut gérer / optimiser |
| SEO / GEO (title, meta, alt image, maillage, contenu fiches) | PrestaShop | Automatisable | Ary + Sarah (chantier §A-8) |
| SEO local — Google My Business | Google Business | Partiel | Photos + avis (Ary/Sarah) |
Suivi & performances
| Mission | Outil & endroit | Automatisation | Statut / to-do |
|---|---|---|---|
| Analyse du site (Matomo, Search Console, Merchant Center) | Matomo · Google | Partiel | Tableau de bord unifié (Ary) |
| Rapport & suivi du CA et de la rentabilité | Reporting | Partiel | Lise + Ary — à brancher sur l'intranet |
D.Synthèse des alertes par priorité
| Sévérité | Point d'alerte | Impact | Action proposée |
|---|---|---|---|
| Critique | Connecteur FastMag → PrestaShop obsolète | Rupture caisse ↔ site, « les trous » | Nouveau connecteur fiable |
| Critique | Fiche produit Excel « très fragile », mono-personne | Perte de données, erreurs, dépendance | Sauvegardes + verrouillage, puis outil métier |
| Critique | Pas de référentiel couleurs / mots-clés | Invisibilité en recherche & IA | Référentiels + homogénéisation |
| Élevé | Info fabrication concentrée chez Nadège | Dépendance, données manquantes en aval | Étape obligatoire + fiche partagée |
| Élevé | Base client sur 3 sources (module, Presta, FastMag) | Newsletters & CRM fragiles | Source client unique |
| Élevé | SEO technique incomplet (images, balises) | Faible visibilité Google / IA | Nettoyage + automatisation SEO |
| Élevé | Production externe sans fiche standardisée | Trous d'information catalogue | Étendre la fiche produit standard |
| Élevé | Inventaire « système D », écarts importants | Fiabilité des stocks, temps perdu | Matériel de scan + process |
| Moyen | Double saisie création / fiche produit | Temps, incohérences de prix | Source unique reliée |
| Moyen | Graphisme photo chronophage | Temps de Sarah | Automate détourage / compression |
| Moyen | Cloudflare bloquant les robots IA | Site non lu par les IA | Réglage d'ouverture |
| Moyen | Newsletter & espace client à revoir | Acquisition / fidélisation | Chaîne d'automatisation + visibilité |
E.Proposition : un petit intranet L'Égoïste
Plutôt que d'empiler des fichiers, une petite plateforme interne (sécurisée, un login par personne) où chacun retrouve ses outils. On ne refait pas tout : on branche l'existant (FastMag, PrestaShop, ClickUp, Mailjet) et on ajoute les briques d'automatisation.
F.Plan d'action par phases
D'abord une donnée saine, ensuite un site efficient, puis l'automatisation, enfin l'IA. Interne = équipe L'Égoïste · Ary = Karen & Éric.
Cartographie & découverte
- Détailler les tâches de Sarah (fait — §C) & documenter FastMag depuis la vidéo (§B).
- Tester l'export FastMag sur un produit entièrement renseigné → liste des champs.
- Localiser la base client, l'alimentation de Mailjet, l'hébergement du site.
Structurer & fiabiliser la donnée produit
- Référentiels couleurs / familles / mots-clés ; fiche produit complète (y compris production externe).
- Étape obligatoire « complétion Nadège » ; sécuriser l'Excel en attendant l'outil métier.
Rendre le site efficient pour l'IA
- SEO : titres, balises, alt images, maillage, contenu fiches ; nouveau connecteur FastMag ↔ Presta.
- Ouverture Cloudflare aux robots IA ; espace client & newsletter visibles.
Automatiser par briques & intranet
- Générateur de fiche produit ; automate photo (détourage/compression) ; chaîne newsletter ; relance paniers.
- Mise en place du petit intranet (§E) — modules branchés sur l'existant.
Acquisition, IA & avatar « Pierre »
- Base « Inspiration », looks hebdo, scénarios ; avatar Pierre sur le site.
- Google Ads / référencement IA ; tableau de bord perf (Matomo, Search Console, CA).
G.Qui fait quoi
Reste interne — L'Égoïste
- Stéphane — création, looks, storytelling produit.
- Nadège — fiche technique de fabrication (étape obligatoire).
- Lise — gestion, trésorerie, fiche produit, ClickUp ; référente données.
- Bruno — création des références FastMag, réception.
- Sarah — départ : responsable site web, catalogue, contenu & newsletters. Poste vacant.
- Boutiques — inventaire, réassort, expéditions.
Externalisable — Ary (Karen & Éric)
- Cartographie & architecture du système d'information.
- Référentiels & modèle de fiche produit ; nouveau connecteur FastMag ↔ Presta.
- Optimisation du site pour l'IA (SEO, balises, images, Cloudflare).
- Automatisations (fiche produit, photo, newsletter, paniers) & intranet.
- Google Ads, avatar « Pierre », référencement IA & tableau de bord de performance.
- Reprise temporaire (proposition, 6–12 mois) des missions site web de Sarah (§C) : catalogue, e-commerce, contenu, acquisition, performance — le temps de fiabiliser le système.
Hors périmètre Ary : l'animation Instagram / Pinterest (création pure — profil community manager à recruter, ex. alternant) et la gestion quotidienne des boutiques (pilotée par Lise).
H.Les points à documenter ou à trancher
To-do partagée
① Transcrire la vidéo FastMag et en tirer une fiche process écran par écran (§B). ② Base client : réunir les 3 sources (module Newsletter, Presta, FastMag) en une seule. ③ Export FastMag : test sur un produit complet pour lister tous les champs. ④ Outil de planning newsletters à définir. ⑤ Community management (Insta/Pinterest) : profil à identifier. ⑥ Hébergement du site à confirmer (pour l'intranet). ⑦ Connecteur FastMag ↔ PrestaShop : cadrer le remplacement.
I.Site & référencement IA — état des lieux (audit du 21/07)
Complément côté site, dans l'hypothèse d'une reprise par Ary : comparaison entre le plan « rendre L'Égoïste lisible par les moteurs et les IA » (10 juin) et l'état réel du site au 21 juillet. Le point fort reste l'éditorial ; la plupart des chantiers structurants ne sont pas encore déployés. Limite : le JSON-LD, le sitemap, robots.txt et llms.txt n'ont pas pu être inspectés directement — à confirmer via Search Console / Rich Results Test.
🔴 Alerte critique
- La page « Sélection tenues de mariage pour homme » — la page d'intention prioritaire n°1 du plan — existe mais porte une balise
meta robots: noindex. Elle est donc invisible pour Google et les IA : tout le travail éditorial déjà fait dessus ne produit aucun effet tant que le noindex n'est pas retiré. Correctif immédiat, effort minimal.
Points forts confirmés
💡 Acquis
- Matière éditoriale de marque : identité, storytelling produit, 210 articles de blog récents et réguliers.
- Prix TTC fiable et cohérent (Open Graph) ; balises canonical propres sur toutes les pages testées.
- Pages marque présentes : « L'histoire de notre marque », rubrique « Matières & motifs » (denim, velours, laine, lin, chevron…).
Chantiers de référencement IA — état & actions
| Chantier | Statut | Action recommandée |
|---|---|---|
Page mariage en noindex | Bloquant | Retirer le noindex — gain immédiat |
| Templates catégories (H2 de réponse + FAQ) | Pas fait | Enrichir Chemises, Gilets, Vestes (H2 « quelle matière ? », « pour un mariage ? » + FAQ courte) |
| JSON-LD Product + Offer + BreadcrumbList | À vérifier | Confirmer / générer (Rich Results Test) — cf. fiche « données IA » |
| Pages d'intention (gilet, lin, veste militaire, workwear chic) | Pas fait | Créer en s'appuyant sur les articles de blog existants |
| FAQ marque & FAQ produit | Pas fait | Ajouter (visibilité + FAQPage schema) |
| llms.txt / robots.txt (GPTBot, ClaudeBot, PerplexityBot) | À vérifier | Créer llms.txt ; autoriser les robots IA |
| Produits en rupture / tailles épuisées | Partiel | Filtrer / neutraliser des pages publiques indexables |
| Catégories techniques (« À trier FASTMAG ») | À vérifier | Nettoyer en back-office PrestaShop |
| Obfuscation Cloudflare des e-mails (NAP) | À corriger | Rendre Nom/Adresse/Téléphone lisibles par les crawlers |
| Boutique d'Aix-en-Provence sans page dédiée | Pas fait | Créer la page locale (SEO local) |
| Champ interne « recommendable » / score produit | À vérifier | Créer (aliment. avatar Pierre / RAG) — cf. fiche « données IA » |
| Tableau de suivi des réponses IA (ChatGPT / Perplexity / Gemini) | Pas fait | Mettre en place la mesure régulière |
Lien avec la reprise Ary & la fiche « données IA »
Ces chantiers relèvent très directement des missions site web (§C) qu'Ary reprendrait temporairement. Le socle de tout — une fiche produit complète et structurée pour l'IA (JSON-LD, attributs, mesures, avis, associations) — fait l'objet d'un document dédié : « Fiche produit — les données nécessaires pour l'IA », construit à partir d'une vraie fiche du site (le gilet Peck).
Document de travail — L'Égoïste × Ary (Karen & Éric). Établi à partir des entretiens, des visuels de l'atelier de Lisbonne et du suivi du plan référencement IA (21/07). Toutes les alertes et propositions du schéma initial sont conservées et enrichies. Cliquez une image pour l'agrandir.