L'Égoïste · Système d'information
Schéma du flux, alertes & plan d'action
De la création d'un produit jusqu'à la vente en ligne : chaque étape, l'acteur et l'outil, les points d'alerte (🔴) et ce que l'on peut proposer (💡). Suivi d'une synthèse des risques, d'un plan d'action par phases et de la répartition des rôles — interne / société IA (Karen & Éric).
Acteur
Outil
🔴 Alerte / fragilité
💡 Proposition
Société IA
A.Le flux, étape par étape
Le parcours d'un produit suit une chaîne où chaque maillon ajoute une couche d'information. Aujourd'hui, une grande partie est saisie à la main et repose sur quelques personnes clés.
Création
StéphanePages
Le point de départ : le book (un d'hiver, un d'été) — dessin, tissu chiné ou repéré, couleur, inspiration. Chaque page deviendra une fiche produit.
🔴 Alertes
- Information de création dans un format libre (dessins, images), non structuré et difficilement exploitable en aval.
- Le lien book → fiche produit repose sur une reprise manuelle.
💡 Proposition
- Ne rien changer à la liberté de création de Stéphane — mais définir un point de sortie standard (numéro de page = clé unique reliée à la fiche produit).
- À terme : reconnaissance de la photo à plat pour pré-remplir automatiquement la fiche technique.
Vente, marge & quantités
StéphaneExcel — à la main
Fichier de saison (« winter ») : prix de vente, marge, prix de façon, tissu, stock et ventes passées → prévision de quantités et priorité de production (best-sellers en tête).
🔴 Alertes
- Saisie 100 % manuelle ; risque d'erreur et de double saisie avec la fiche de Lise.
- Donnée stratégique (marges, ventes) isolée dans un fichier personnel.
💡 Proposition
- Relier ce fichier à la base produit (une seule source pour prix / marge / tissu) pour supprimer la ressaisie.
Fiche technique usine
NadègeUsine
Complète la partie fabrication : composition, accessoires, boutons, doublure, entoilage, montage. Étape « obligatoire » qui rend la pièce fabricable.
🔴 Alertes
- Une partie de l'information (composition, accessoires) n'existe que chez Nadège → dépendance à une personne.
- Cette étape n'est pas toujours formalisée comme un passage obligé traçable.
💡 Proposition
- Formaliser une étape obligatoire « complétion Nadège » avant lancement en production.
- Une fiche technique partagée (et non un savoir tacite) qui alimente directement la fiche produit et le site.
Fiche produit structurée
LiseExcel + Dropbox
Chaque page du book devient une fiche : nom, couleur retenue, famille / sous-famille, coûts (tissu par fournisseur, doublure, entoilage, boutons), marge calculée. Base exploitée en tableaux croisés dynamiques.
🔴 Alertes
- Base « très fragile » : formules reliées à la main, un onglet cassé peut tout fausser ; pas de verrouillage de cellules ; limite de volume Excel.
- Pas de sauvegarde systématique ; accès concentré sur 1–2 personnes.
- Pas de vrai outil métier — le format Excel atteint ses limites.
💡 Proposition
- Court terme : verrouiller les cellules, sauvegardes hebdomadaires automatiques, droits d'écriture cadrés.
- Cible : un outil métier « fiche produit » (base de données) reprenant les specs du fichier actuel — saisie une fois, réutilisable d'une saison à l'autre.
Production
Usine Lisbonne / Sous-traitantsClickUp
Interne (usine de Lisbonne) ou externe (chaussures près de Florence, sacs…). Suivi ClickUp : bon de commande, budget, confirmation, sample, livraison, paiement.
🔴 Alertes
- La production externe n'a pas de fiche produit standardisée ; suivie « en système D ».
- Suivi des tissus / accessoires géré dans des fichiers séparés (surplus, production externe).
💡 Proposition
- Étendre la fiche produit standard à la production externe.
- Unifier le suivi tissus + accessoires + externe dans une seule vue (ClickUp déjà bien amorcé : statuts, bons de commande types).
Réception & référencement
BrunoFastMag
À réception, création de la référence dans FastMag (caisse / stock) et saisie des informations disponibles.
🔴 Alertes
- Champs souvent incomplets à ce stade (matière, style non renseignés).
- Capacités d'export FastMag mal connues → donnée difficile à récupérer proprement.
💡 Proposition
- Définir une consigne de création complète (tous les champs : matière, style, saison…) et des listes de valeurs.
- Tester l'export sur un produit « vide entièrement renseigné » pour cartographier tous les champs exploitables.
Passerelle FastMag → PrestaShop
AutomatiqueConnecteur
Le connecteur importe la référence côté site avec les informations disponibles. Aujourd'hui, l'action se résume à « cliquer sur un lien ».
🔴 Alertes
- Connecteur ancien, non maintenu, « branlant » — point de rupture majeur entre caisse et site.
- Passerelle « page seule » très instable entre FastMag et PrestaShop.
💡 Proposition
- Mettre en place / fiabiliser un nouveau connecteur (déjà identifié comme prioritaire).
- Supprimer l'étape manuelle « clic sur lien » par une synchronisation fiable.
Mise en ligne & contenu
SarahPrestaShop · Mailjet
Fiche web complétée à la main (matière, couleur, mesures), texte, mots-clés, photos ; newsletters via Mailjet.
🔴 Alertes
- Pas de référentiel de couleurs (noms libres → invisibles en recherche) ; mots-clés non homogènes (« chèche » vs « bandana / carré de soie » ; « chino » sans « pantalon »).
- SEO technique incomplet : images non nommées, balises/tags à compléter, titres trop courts pour l'IA.
- Cloudflare peut bloquer les robots IA ; newsletter mal configurée ; mise en forme chronophage.
💡 Proposition
- Créer un référentiel couleurs + familles + mots-clés (chaque valeur libre reliée à une valeur de référence).
- Automatiser le nommage d'images, les balises SEO, le détourage photo ; ouvrir Cloudflare aux robots IA.
- Chaîne d'automatisation newsletter (dépôt de contenus → mise en forme).
Vente, distribution & réassort
Boutiques · e-commerceFastMag · Chronopost
Lignes croisées de tailles entre boutiques proches, réassort hebdomadaire (lundi), transferts inter-magasins, e-commerce expédié de Lisbonne ou boutique, livraison client < 24 h.
🔴 Alertes
- Inventaire en « système D » : douchettes obsolètes, pas de poste en boutique, ré-import manuel de fichiers TXT ; écarts importants (~300 sur deux boutiques).
- Vente « en négatif » possible (produit non encore en stock).
- Base client peu centralisée ; espace client peu visible.
💡 Proposition
- Renouveler le matériel de scan et fiabiliser le process d'inventaire ; bloquer la vente en négatif (mise en attente).
- Centraliser la base client (source unique) ; rendre l'espace client et l'inscription newsletter visibles.
Site & Intelligence artificielle
Avatar « Pierre »PrestaShop · IA
Le site devient interrogeable en langage naturel ; l'avatar Pierre conseille des looks et des associations, nourri par une base « Inspiration » et un look hebdomadaire.
🔴 Alertes
- Site aujourd'hui peu trouvé par l'IA (1 fois sur 2, la marque n'est pas citée sur ChatGPT).
- Site plutôt de fidélisation que d'acquisition ; contenu insuffisant pour un vrai conseil.
💡 Proposition
- Rendre le site « efficient pour l'IA », puis nourrir Pierre (base Inspiration, looks hebdo, scénarios de conseil).
- Préparer le référencement IA (ChatGPT / Google IA, ads à venir).
B.Synthèse des alertes par priorité
Les fragilités classées par sévérité, avec leur impact et l'action proposée. Les « critiques » bloquent la fiabilité de bout en bout et devraient être traitées en premier.
| Sévérité | Point d'alerte | Impact | Action proposée |
|---|
| Critique | Connecteur FastMag → PrestaShop obsolète | Rupture caisse ↔ site, données non synchronisées | Nouveau connecteur fiable |
| Critique | Fiche produit Excel « très fragile », mono-personne | Perte de données, erreurs, dépendance | Sauvegardes + verrouillage, puis outil métier |
| Critique | Pas de référentiel couleurs / mots-clés | Invisibilité en recherche et pour l'IA | Référentiels + homogénéisation |
| Élevé | Info fabrication concentrée chez Nadège | Dépendance, données manquantes en aval | Étape obligatoire + fiche partagée |
| Élevé | SEO technique incomplet (images, balises) | Faible visibilité Google / IA | Nettoyage + automatisation SEO |
| Élevé | Production externe sans fiche standardisée | Trous d'information sur une partie du catalogue | Étendre la fiche produit standard |
| Élevé | Inventaire « système D », écarts importants | Fiabilité des stocks, temps perdu | Matériel de scan + process |
| Moyen | Double saisie création / fiche produit | Temps, incohérences de prix | Source unique reliée |
| Moyen | Base client dispersée, espace client peu visible | Difficulté CRM / newsletter | Centralisation + visibilité |
| Moyen | Cloudflare bloquant les robots IA | Site non lu par les IA | Réglage d'ouverture |
| Moyen | Newsletter chronophage (mise en forme manuelle) | Temps de Sarah / Stéphane | Chaîne d'automatisation |
C.Avons-nous assez d'éléments pour un plan d'action ?
Oui — pour un plan d'action par phases, avec une courte phase de découverte en préalable.
Ce qui est déjà clair : le flux de bout en bout, les acteurs et leurs outils, et la majorité des points de fragilité. C'est suffisant pour cadrer un plan d'action structuré et chiffrable dans ses grandes masses.
Ce qui reste à confirmer (Phase 0 — découverte) : les capacités réelles d'export de FastMag (test sur un produit entièrement renseigné), la façon dont Mailjet est alimenté, la localisation exacte de la base client, le détail des tâches de Sarah (site + newsletter), l'hébergement du site (pour un éventuel outil interne), et le remplacement du connecteur. Ces points se lèvent en quelques jours d'atelier avec Lise, Sarah et Bruno.
D.Plan d'action par phases
Une progression logique : d'abord une donnée saine, ensuite un site efficient, puis l'automatisation, enfin l'IA. On ne refait pas tout — on industrialise l'existant, par briques.
Interne = équipe L'Égoïste · Société IA = Karen & Éric.
Phase 0 · ~1 semaine
Cartographie & découverte
ObjectifLever les zones d'ombre et figer l'architecture cible.
QuiSociété IA avec Lise · Sarah · Bruno
Tâches
- Détailler les tâches de Sarah (site, SEO, newsletter) et de Bruno (FastMag).
- Tester l'export FastMag sur un produit entièrement renseigné → liste exhaustive des champs.
- Localiser la base client, comprendre l'alimentation de Mailjet, l'hébergement du site.
Livrable
- Cartographie validée + schéma cible + estimation de charge des phases suivantes.
Phase 1 · fondation
Structurer & fiabiliser la donnée produit
ObjectifUne donnée propre, une seule source de vérité.
QuiSociété IA (conception) · Lise · Nadège (contenu)
Tâches
- Référentiels : couleurs, familles / sous-familles, mots-clés.
- Fiche produit complète et standardisée (matière, style, saison, mesures, point fort) — y compris production externe.
- Étape obligatoire « complétion Nadège » ; sécuriser l'Excel (verrouillage, sauvegardes) en attendant l'outil métier.
Livrable
- Modèle de fiche produit + référentiels + prochaine collection uniformisée.
Phase 2 · visibilité
Rendre le site efficient pour l'IA
ObjectifÊtre trouvé et compris par Google et les IA.
QuiSociété IA · Sarah (contenu éditorial)
Tâches
- Nettoyage SEO : titres, balises/tags, nommage des images ; champs matière/couleur/mesures renseignés.
- Nouveau connecteur FastMag ↔ PrestaShop ; ouverture Cloudflare aux robots IA.
- Espace client visible, inscription newsletter en entrée de site.
Livrable
- Site « lisible par l'IA » + fiches enrichies + synchronisation fiable.
Phase 3 · efficacité
Automatiser par briques
ObjectifGagner du temps, supprimer la ressaisie et les erreurs.
QuiSociété IA · Lise · Sarah (usage)
Tâches
- Générateur de fiche produit (photo à plat / référence → fiche) ; automate de détourage photo.
- Chaîne newsletter (dépôt de contenus → mise en forme) ; relance paniers abandonnés.
- Plateforme interne : se connecter pour produire fiche produit, newsletter, etc.
Livrable
- Petite plateforme interne + automatisations documentées.
Phase 4 · conversion
IA conversationnelle & avatar « Pierre »
ObjectifUn conseiller de style qui vend, nourri par le savoir de Stéphane.
QuiSociété IA · Stéphane (matière : looks, histoires)
Tâches
- Base « Inspiration » (questions-réponses) + look hebdomadaire + scénarios de conseil (ex. « tenue mariage au Maroc en hiver »).
- Mise en place de Pierre sur le site ; suivi des conversions ; préparation des ads IA.
Livrable
- Avatar opérationnel + tableau de bord de performance.
E.Qui fait quoi — répartition des rôles
Reste interne — L'Égoïste
- Stéphane — création, looks, storytelling produit (la matière première de l'IA).
- Nadège — fiche technique de fabrication (étape obligatoire).
- Lise — gestion, trésorerie, fiche produit, pilotage ClickUp ; référente données.
- Bruno — création des références FastMag, réception.
- Sarah — contenu éditorial du site & newsletter (avec outils fournis).
- Responsables boutiques — inventaire, réassort, expéditions.
Externalisable — Société IA (Karen & Éric)
- Cartographie & architecture du système d'information.
- Référentiels (couleurs, mots-clés) & modèle de fiche produit.
- Optimisation du site pour l'IA (SEO, balises, images, Cloudflare).
- Nouveau connecteur FastMag ↔ PrestaShop.
- Automatisations (fiche produit, photo, newsletter, paniers) & plateforme interne.
- Avatar « Pierre » & référencement IA / ads.
Hors périmètre society IA : l'animation Insta / community management (création pure — profil dédié à recruter, ex. alternant) et la gestion quotidienne des boutiques / tickets (pilotée par Lise).
F.Proposition d'accompagnement — Société IA
Ce que Karen & Éric peuvent proposer concrètement sur cette partie système d'information :
1. Un atelier de cadrage (Phase 0) — quelques jours sur place / à distance avec Lise, Sarah et Bruno pour livrer la cartographie validée, le schéma cible et un chiffrage des phases.
2. Un socle de données — référentiels + modèle de fiche produit, prêts à être déployés sur la prochaine collection.
3. La remise à niveau du site pour l'IA — approche « on améliore, on ne refait pas from scratch » (déjà éprouvée sur d'autres clients : cosmétique, automobile multimarque), connecteur fiabilisé inclus.
4. Des briques d'automatisation — livrées progressivement, chacune avec un gain de temps mesurable (fiche produit, photo, newsletter…).
5. L'avatar « Pierre » & le référencement IA — mise en place, montée en charge, suivi des conversions.
Modèle d'engagement suggéré : par phases, chacune avec un livrable et un délai annoncés — pour rester maître du rythme et de l'investissement, sans « boîte noire ».